Danish English

Lector introducerer TeamShare Robotics

Lector har nu udvidet TeamShare med en ”robot”, som bl.a. kan anvendes til analyse af ustrukturerede data i dokumenter eller e-mails som arkiveres i TeamShare. Dette kan f.eks. bruges til automatisk at registrere metadata tilknyttet et dokument og derved slippe for det kedelige og monotone arbejde med arkivering.

 

Man kan sige, at TeamShare Robotics omdanner ustruktureret viden i dokumentet til struktureret viden i TeamShare. Det er muligt for organisationen selv at konfigurere, hvilke ord (tags) eller sætninger der skal tjekkes for i dokumentet samt i vid udstrækning at automatisere handlinger efterfølgende (f.eks. workflows).

 

TeamShare Robotics kan også benyttes til at udføre ensartede opgaver på data der kommer ind, så alt behandles helt ens, uden behov for manuelt arbejde. Dette sparer ikke bare tid, det sikrer også at regler følges helt ens hver gang for derved at højne kvaliteten. Hvilke regler der gælder for hvilke sager/projekter og dokumenter, kan styres ud fra det data (indhold og metadata) der er, så robotten selv finder ud af, hvilke regler der gælder for netop det data der behandles.

 

  

Teamshare RPA

 

Sådan virker robotten:


 

Når et dokument, f.eks. en e-mail med et vedhæftet Word-dokument arkiveres i TeamShare, analyserer robotten dels e-mailens titel og tekst, men også indhold og øvrige metadata. Desuden kontrolleres det vedhæftede Word-dokument også, herunder titel, indhold og metadata.

 

Robotten vil derefter automatisk sammenkoble e-mailen med kontakter i TeamShare således, at det på oversigtsbilledet for den enkelte kontakt er let at se, hvilke e-mails og dokumenter der er sendt eller modtaget. De ”tags” som robotten genkender i dokument eller e-mail kan bl.a. indsættes som metadata.

 

For eksempel kan robotten anvendes til at automatisering af ansøgninger til en stilling. Den kan sættes op til automatisk at søge efter ordet ”ansøgning”, ”CV” eller ”Chefkonsulent”. Dernæst kan robotten oprette en ny sag, tildele adgang til HR-afdelingen og tildele en eller flere opgaver med gennemgang af ansøgningen til udvalgte medarbejdere, samt lave et svarbrev klar ud fra en skabelon med ansøgerens kontaktoplysninger klar til afsendelse.

 

Ovenstående eksempel er blot et af mange muligheder, som også kunne være kontrakthåndtering (evt. i samspil med TeamShares gratis kontraktmodul), kundehenvendelser, udbudshåndtering, projektstyring og meget mere.

  

Eksempler på andre områder hvor TeamShare Robotics kan hjælpe:


  • Analyse af dokumenter med kategorisering, håndtering af sikkerhed, og inddragelse af relevant personale, så søgning og overblik bliver nemmere
  • Anden HR-behandling af ansættelser og on-boarding af nye ansatte, så behandlingen er nemmere, mere ensartet og kræver mindre manuelt arbejde
  • Automatisk identifikation af dokumenters relation til kunder og leverandører, for bedre overblik
  • Behandling af ansøgninger om investeringer eller lån, hvor reglerne for behandlingen er ensartet og entydige, så behandlingen er ensartet og centralt defineret og standardiseret
  • Gennemgang af kundehenvendelser for kategorisering og automatisering af indhentning af relevant data og evt. besvarelse af standardhenvendelser uden manuel behandling, så antallet af sager der kræver manuel behandling mindskes
  • Identifikation af kontrakter, og de betingelser der er, med automatisk opmærkning og registrering af frister for rettigheder og forpligtelser
  • Modtagelse af skemabaseret data med identifikation af data, opmærkning af sag/dokument og aktivering og automatisering af sagsbehandling
  • Aktivering af eksterne systemer, f.eks. CRM og ERP, ud fra information i dokumenter der modtages

 

TeamShare Robotics kører på baggrund af data der lagres i TeamShare, f.eks. et nyt dokument eller en henvendelse, men er ikke begrænset til kun at udføre handlinger på data i TeamShare. De handlinger der kan udføres, kan også interagere med eksterne systemer, og læse og skrive data i f.eks. CRM- eller ERP-systemer, så opgaven kan udføres på tværs af systemlandskabet.

  

Det er vigtigt at fortælle, at robotten kan konfigureres, så den passer præcist til jeres organisations behov og hverdag. Alle organisationer arbejder forskelligt, har forskellige data og har behov for at kontrollere forskelligt. Det understøtter TeamShare med robotten.

 

Hvad kan robotten gøre i forhold til GDPR?


  
Det forventes efterhånden, at alle ESDH-løsninger har styr på GDPR. Derfor kan TeamShare Robotics også automatisk håndtere sikkerheden for jeres organisation.

 

Hvis robotten støder på indhold, som f.eks. et CPR-nummer i en e-mail eller et dokument - eller som på anden vis er defineret af organisationen som værende personfølsomt (sygdom, religion, mv.) eller personhenførbart (adresser, beskrivelser, e-mailadresser, mv.) kan robotten markere dokumentet, så det er synligt for alle, at dokumentet skal behandles særligt. Desuden kan robotten indskrænke rettigheder til dokumentet, så kun en udvalgt medarbejderskare har adgang til dokumentet.

 

Hvordan styres robotten?


  
Robotten er en integreret del af TeamShare. Dvs. den er allerede udviklet og bygget ind i TeamShare og derfor kan den styre alle dele af TeamShare. Den kontrolleres og konfigureres via administrations-modulet som følger med produktet. Og det skal nævnes, at der ikke er behov for kodning – alt foregår som konfiguration af lister, workflows med drag-n-drop og tildeling af rettigheder.

 


 

TeamShare understøtter behandling af personfølsomme og -henførbare oplysninger i forbindelse med Persondataforordningen (GDPR) med indbyggede værktøjer til bl.a. indsigtssager, rapporter mm.

 

Læs mere om Persondataforordningen her.

  


  

Produktblade på TeamShare til Mobile, TeamShare til Forsyningselskaber,TeamShare til Medlems- og Interesse organisationer og TeamShare Robotics finder du til venstre.

 


 

Du kan finde TeamShare referencer her.

 

Ønsker du at se alle fordelene, så kontakt Christian Kirkedal og få en uforpligtende præsentation.

Du kan skrive til Christian på cki@lector.dk eller ringe direkte på mobil  +45 60 70 70 60.

 


 

 

KundeCase
Fysioterapeuter
TeamShare til Danske Fysioterapeuter...
KundeCase
IDA

TeamShare mødemodul til Ingeniørforeningen IDA...

KundeCase
Renovation
Odense Renovation vælger TeamShare...
KundeCase
Cabi
Med TeamShare har Cabi opnået et bedre overblik...

        Lector  l  Ordrupvej 101  l  2920 Charlottenlund  l  Tel. +45 44 50 21 50 l  info@lector.dk  l  CVR-nr. 10 02 16 18  l  Følg os på Linkedin Ikon

© Lector 2020