© 2024 Lector – Designet af Aveo web&marketing
Med TeamShare mødemodul har IDA effektiviseret deres mødeprocesser.
Udfordring
Ingeniørforeningen IDA afholder mange bestyrelses- og udvalgsmøder, og havde derfor behov for en effektiv måde at håndtere mødeprocessen på.
Der var behov for at kunne håndtere alt, lige fra den indledende planlægning og indsamling af materiale, udarbejdelse af dagsorden med løbende ændringer, indtil sidste øjeblik, styring af nyeste version, referatskrivning og udsendelse af referatet til deltagerne.
Det var også vigtigt, at de eksterne bestyrelsesmedlemmer kunne tilgå materialet fra deres egen iPad eller PC.
Løsning
IDA havde allerede TeamShare til håndtering af dokumenter og kundehenvendelser. Derfor var det nærliggende at udvikle et modul, der kunne håndtere møder, da dokumenterne der skulle behandles som regel fandtes der.
I et tæt samarbejde med IDA udviklede Lector et modul til TeamShare, som kunne håndtere hele processen, og gøre det så let som muligt at oprette og afholde møder. Modulet er udviklet som et standardmodul, hvilket gør det muligt for alle TeamShare-kunder at tilknytte det.
Udbytte
IDA har fået et modul, der er skræddersyet til deres behov, og samtidig et værktøj, som er tæt integreret med deres hverdag. Modulet gør det effektivt og fleksibelt at oprette møder, med tilhørende agenda og bilag.
Mødematerialet dannes automatisk, herunder agenda og referat (med eller uden tilhørende bilag indlejret efter ønske). Invitationer med tilhørende materiale kan derefter udsendes via Outlook. Skulle der være et punkt på agendaen, som ikke blev behandlet, kan punktet udskydes ved at lægge det i kø til næste møde.
Referater kan skrives og oprettes automatisk under mødet eller tilføjes senere. Dermed dannes referatet også automatisk efterfølgende (igen, med eller uden bilag indlejret) og kan udsendes, f.eks. i PDF-format til deltagerne.
De interne medarbejdere kan administrere møderne direkte i TeamShare. De eksterne har adgang via en web-browser, og møderne er tilgængelige både på PC, Mac og tablets.
Du kan hente kundecasen som PDF her.
IDA er en interesseorganisation og fagforening for tekniske og naturvidenskabelige akademikere med kontorer i København, Odense, Aarhus og Aalborg.
Flere end 126.000 ingeniører og cand.scient’er har som medlemmer i IDA en unik adgang til viden om smartere anvendelse af teknologi og viden til løsning af samfundets udfordringer.
Læs mere om Ingeniørforeningen IDA her.
“Vi har med TeamShare integreret i Outlook og Microsoft Office opnået et bedre overblik over dokumenter og mails på de forskellige projekter, samtidig med at samarbejdet på tværs af teams er gjort lettere.”
Anne Friis Johansen
Projektchef hos Cabi
Få hjælp til TeamShare, ESS eller LTS.
Vi gør alt for at sikre, at du kan få lige netop den hjælp, som du har brug for.
Hvis du brug for hjælp eller vejledning omkring, hvilken løsning der passer bedst til jeres virksomhed eller forening, så endelig giv os et kald eller skriv en mail til os.
+45 44 50 21 50
info@lector.dk
Lector tilbyder en bred vifte af IT-ydelser.
Fra komplette løsninger til håndtering af toldoplag, dokumenthåndtering og sagsstyring, til øget videndeling og effektivisering af arbejdsgange.
Derudover understøtter vi det stigende behov for specialiseret IT-viden, når der er behov for konsulenter med erfaring indenfor alt lige fra projektledelse til udvikling.
© 2024 Lector – Designet af Aveo web&marketing