EjendomDanmark effektiviserer med TeamShare

Udfordring

EjendomDanmark havde en række udfordringer med deres IT-systemer og understøttelse af deres daglige arbejde. Udfordringerne var følgende:

• En ældre, specialudviklet løsning, som ikke kunne tilpasses tilstrækkeligt. Særligt deres rådgivning af medlemmer, som ringer ind, skal håndteres effektivt, da der ofte er behov for hurtigt svar.
• Fragmenterede data. En række ældre systemer, som indeholdt forskellige data og det var ikke muligt at få et samlet overblik. Der var behov for både at skifte mellem flere systemer og at håndtere opdateringer manuelt.
• Samtidig skulle de have udskiftet deres medlemssystem til en mere moderne løsning.
• Delt redigering af dokumenter. Der var også et ønske om at kunne arbejde i Office-pakken og at kunne arbejde i de samme dokumenter på samme tid. 

Løsning

TeamShare kan som standardløsning anvendes til hurtig og effektiv håndtering af telefonrådgivningssager, samt andre arbejdsgange i resten af organisationen.

For at understøtte medarbejderne blev følgende opsat:

• Receptionen, som opretter sagerne, har adgang til at oprette en rådgivningssag, som indeholder de vigtigste oplysninger og få knyttet medlemsvirksomheden til. Ofte besvares sagen ikke af den samme medarbejder, som modtager opkaldet. Derfor er det vigtigt at alle oplysninger hurtigt noteres og videregives.
• Medarbejderne der håndterer rådgivningssager, har en forside, som viser nye sager, som skal håndteres, med de vigtigste oplysninger fremhævet.
• Der blev også konfigureret en særlig sagsside, som giver medarbejderne hurtigt overblik over sagen, medlemsvirksomheden, kontakterne og hvad sagen omhandler.
• Integration til medlemssystemet Membercare. Via TeamShares standardintegration synkroniseres medlemsoplysninger automatisk.
• TeamShare understøtter Microsofts funktion til delt redigering og medarbejderne kan derfor overlade versionsstyring og samarbejde til systemet og blot udføre deres arbejde.

Udbytte

EjendomDanmark har fået en effektiv løsning, som kan understøtte medarbejderne i deres daglige arbejde, samtidig med at de arbejder med kendte værktøjer.

Alle de eksisterende oplysninger er overført til TeamShare fra de gamle systemer og har gjort det let for medarbejderne at finde overblik over deres projekter og dokumenter og samarbejde på tværs af kontorer og grupper.

Integrationen til Membercare sikrer at nye medlemmer automatisk overføres til TeamShare og at tilhørende sager og andre oplysninger altid er opdateret, når de skal bruges.

Integrationen mellem de to nye løsninger har også frigivet medarbejdernes tid, så de kan bruge deres tid på medlemmerne. Samtidig fjerner det behovet for manuel kopiering af oplysninger og de fejl det kan medfør